Regulamin świadczenia usług

§ 1 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin zwany dalej „Regulaminem” określa zasady współpracy z firmą Evoleo sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej (43-300) przy ul. Legionów 57, REGON: 365564010, NIP: 5472166012, KRS: 0000640382, reprezentowaną przez: Dariusza Kopacz – Prezesa Zarządu, w zakresie świadczenia usług opracowania i wdrożenia dokumentacji ochrony danych osobowych dla Klienta.
  2. Strony umowy:
    • Evoleo sp. z o.o. zwana w dalszej części WYKONAWCĄ przedmiotu umowy.
    • Klient (osoba fizyczna, przedsiębiorca) zwany w dalszej części ZLECENIODAWCĄ.
  3. Przed rozpoczęciem korzystania z usług, Klient jest zobligowany do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu, który daje wiedzę na temat zakresu i sposobu realizacji usługi.

§ 2 Opis oferowanych usług

  1. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji ochrony danych osobowych odbywa się w oparciu o postanowienia przepisów regulujących przetwarzanie danych na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w tym ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane również RODO) oraz Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000).
  2. Wykonawca oferuje trzy rodzaje usług związanych z opisanym powyżej zakresem. Rodzaj usługi zależny jest przede wszystkim od charakteru prowadzonej działalności i wielkości podmiotu gospodarczego, który jest ZLECENIODAWCĄ usługi.
    • Basic – dla działalności gospodarczych, gdzie nie są zatrudnieni pracownicy – dotyczy w szczególności osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
    • Medium – dla działalności gospodarczych zatrudniających pracowników, ale gdzie procesy przetwarzania są mało skomplikowane (działalność produkcyjna, handlowa, brak lub w niewielkim zakresie działania marketingowe).
    • Premium – dla działalności gospodarczych w szerszym zakresie, z wieloma procesami przetwarzania danych, gdzie zatrudniani są pracownicy i wykonywanych jest wiele operacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych klientów czy też kontrahentów.
  3. Zakres dokumentacji z kalkulacją kosztów usługi dla wersji Basic i Medium został wskazany w tabeli.
    Zakres dokumentacji dostarczanej w ramach usług świadczonych przez Evoleo sp. z o.o.BASICMEDIUM
    Audyt - wypełnienie ankiety audytowejxx
    Rekomendacje i zalecenia po analizie dokumentacjixx
    Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
    (dwa procesy (czynność) przetwarzania - wskazane przez klienta do 10 operacji operacji przetwarzania danych)
    xx
    Polityka bezpieczeństwa danych osobowychxx

    wzór wykazu obszarów przetwarzania danych

    xx

    wykaz obszarów przetwarzania danych osobowych

    x

    wzór umowy powierzenia danych osobowych

    xx

    jedna przygotowana umowa powierzenia dla wskazanego przez klienta podmiotu

    xx

    wzór ewidencji powierzeń danych osobowych

    xx

    przygotowana-wypełniona ewidencja powierzeń danych osobowych

    x

    wzór klauzuli informacyjnej dla klientów

    xx

    zindywidualizowana klauzula informacyjna

    xx

    wzór upoważnienia do przetwarzania DO

    xx

    wzór ewidencji upoważnionych do przetwarzania DO

    xx

    wzór zobowiązania do zachowania poufności

    xx
    Instrukcja zarządzania systemami informatycznymix

    wzór schematu wykonywania kopii zapasowych

    x
    Instrukcja postępowania na wypadek naruszenia danych osobowychxx

    wzór notatki z incydentu-naruszenia

    xx

    karta szacowania poziomu naruszenia ochrony danych osobowych

    xx

    wzór ewidencji naruszeń ochrony danych

    xx
    Polityka bezpieczeństwa fizycznegox

    wzór ewidencji wydanych kluczy

    x

    wzór dziennika wejść

    x

    wzór ewidencji osób - obszar szczególnie chroniony

    x
    Metodyka zarządzania ryzykiemxx

    lista kontrolna ryzyk

    xx

    wzór karty klasyfikacji procesów

    xx

    wzór karty ryzyka

    xx

    wzór rejestru ryzyk

    xx

    opracowana karta ryzyka dla jednego, wskazanego obszaru

    x
    Instrukcja zarządzania monitoringiem (o ile dotyczy)x

    klauzula informacyjna dotycząca monitoringu

    x

    wzór tablicy informacyjnej o monitoringu

    x
    Wartość netto usługi700 zł1 500 zł
  4. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji ochrony danych osobowych w wersji Basic i Medium odbywa się w oparciu o analizę i wykorzystanie ankiety audytowej opracowanej przez firmę Evoleo sp. z o.o. a wypełnionej przez ZLECENIODAWCĘ. Dla wersji Premium opracowanie i wdrożenie dokumentacji ochrony danych odbywa się w oparciu o audyt przeprowadzony w siedzibie ZLECENIODAWCY. Całkowity koszt usługi Premium jest ustalany indywidualnie.
  5. Ankieta audytowa zostaje dostarczona ZLECENIODAWCY w formie elektronicznej.
  6. Wypełnienie ankiety audytowej wspierane będzie przez konsultanta WYKONAWCY. Wparcie odbywa się drogą elektroniczną lub telefonicznie.
  7. Dokładne, rzetelne i szczegółowe wypełnienie ankiety audytowej jest podstawą przygotowania dokumentacji ochrony danych osobowych dedykowanej ZLECENIODAWCY. Rzetelność przekazanych informacji warunkuje sporządzenie dokumentacji odzwierciedlającej faktyczny zakres i sposób przetwarzania danych osobowych.
  8. W oparciu o pozyskane informacje zostaje opracowana dokumentacja ochrony danych osobowych w czasie uzgodnionym ze ZLECENIODAWCĄ.
  9. Klient może również rozszerzyć zakres usługi o dodatkowe elementy (Koszt usług dodatkowych ujęty jest w tabeli)
    Nazwa usługiCena
    Dodatkowa czynność przetwarzania danych osobowych (proces) - do 10 operacji przetwarzania danych150 zł
    Dodatkowe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych50 zł
    Rejestr upoważnionych do przetwarzania danych osobowych50 zł
    Dodatkowa umowa powierzenia danych osobowych200 zł
    Rejestr umów powierzenia danych osobowych
    50 zł
    Dodatkowa klauzula informacyjna np. dla pracowników100 zł
    Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi-dokument główny*200 zł
    Polityka bezpieczeństwa fizycznego-dokument główny*200 zł
    Dodatkowa karta ryzyka dla jednego, wskazanego obszaru200 zł
    Instrukcja zarządzania monitoringiem - dokument główny*200 zł
    Szkolenie (około 2,5 h) zdalne poprzez skype po zebraniu grupy minimum 5 osób (cena za osobę)**250 zł
    Szkolenie (około 2,5 h) w siedzibie WYKONAWCY po zebraniu grupy minimum 5 osób (cena za osobę)250 zł
    Szkolenie (około 2,5 h) w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO dla grupy pracowników (do 15 osób) - dojazd w jedną stronę do 50 km***1 500 zł
    Papierowa wersja dokumentacji /segregator + wszystkie opracowane i uzgodnione dokumenty200 zł
    * dotyczy dokumentacji Basic
    ** WYKONAWCA nie odpowiada za niezależne problemy techniczne (łącze o zbyt małej przepustowości, problemy z komputerami odbiorców szkolenia).
    *** ZLECENIODAWCA zapewnia parking oraz salę szkoleniową.
  10. Zlecenie realizacji usługi w wersji Basic i Medium odbywa się poprzez wypełnienie elektronicznego zamówienia.
  11. Sporządzona dokumentacja ochrony danych osobowych uwzględnia stan prawny na dzień jej opracowania.
  12. Wykonanie dodatkowych usług wymaga ich zlecenia drogą elektroniczną, poprzez wysłanie widomości e-mail na adres biuro@evoleo.pl . Zakres usług dodatkowych, termin ich realizacji oraz koszt musi zostać potwierdzony przez WYKONAWCĘ.
  13. Dla wersji dokumentacji Basic, Medium czynności związane z wdrożeniem dokumentacji ochrony danych osobowych zostaną podjęte po wpłaceniu na rachunek bankowy WYKONAWCY połowy kwoty całościowego kosztu usługi (w formie zadatku) za wybrany wariant dokumentacji i wypełnieniu przesłanej ankiety.
  14. Opracowana dokumentacja zostaje przekazana ZLECENIODAWCY w formie elektronicznej, a wersja papierowa dostępna jest za dodatkową opłatą, zgodnie z załącznikiem zawierającym koszty za usługi dodatkowe.
  15. Przekazanie dokumentacji potwierdzane jest w formie mailowej. ZLECENIODAWCA ma 14 dni (licząc od dnia następnego po przekazaniu dokumentacji) na zapoznanie się z nią i wniesienie ewentualnych uwag wymagających korekty w sporządzonych dokumentach.  Niezgłoszenie uwag we wskazanym okresie jest jednoznaczne z przyjęciem dokumentacji i zobowiązaniem do uiszczenia pozostałej części należności zgodnie ze złożonym zamówieniem.
  16. Dla sprawnej realizacji usługi, weryfikacji informacji, uzupełnienia ich, konieczne jest wskazanie osoby do kontaktu z konsultantem WYKONAWCY (w miejscu wskazanym w ankiecie audytowej).

§ 3 Ochrona tajemnicy

  1. WYKONAWCA, osoby go reprezentujące oraz wszystkie osoby, które będą brały udział w realizacji umowy zobowiązane są do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji (danych) technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych, organizacyjnych, a także związanych z przedmiotem działalności ZLECENIODAWCY oraz innych informacji posiadających wartość gospodarczą, dotyczących ZLECENIODAWCY, jego pracowników, współpracowników, klientów oraz kontrahentów – niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła (informacje poufne) – uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej umowy, jednakże z wyłączeniem informacji albo danych:
    • które są lub staną się publicznie dostępne w jakikolwiek sposób bez naruszenia zawartej umowy przez WYKONAWCĘ lub
    • które były w posiadaniu WYKONAWCY lub były mu znane przed ich uzyskaniem od Zleceniodawcy lub
    • które WYKONAWCA uzyskał z innego źródła bez naruszenia przez WYKONAWCĘ ani przez to źródło zobowiązania do zachowania poufności.
  2. Informacje poufne, uzyskane od ZLECENIODAWCY w związku z wykonywaniem usługi, WYKONAWCA zobowiązuje się należycie zabezpieczyć przed dostępem osób trzecich i wykorzystać wyłącznie do realizacji umowy.
  3. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji poufnych jest nieograniczony w czasie.

§ 4 Powierzenie danych osobowych

  1. Na potrzeby realizacji usługi konieczne zawarcie jest przez strony, oprócz umowy na wykonanie usługi (w wersji Premium), czy też przekazanie elektronicznego zamówienia również umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. ZLECENIODAWCA, jako administrator danych, powierza firmie Evoleo sp. z o.o. przetwarzanie danych osobowych. Dotyczą one danych pracowników, współpracowników, klientów czy też kontrahentów. Celem ich przetwarzania jest realizacja umowy, a w szczególności weryfikacja zasadności oraz poprawności przetwarzania danych osobowych przez ZLECENIODAWCĘ, w ramach wykonywanej działalności gospodarczej. 
  2. Umowa powierzenia przetwarzania danych dla Wersji Basic i Medium stanowi załącznik do elektronicznego zamówienia, a dla wersji Premium załącznik do umowy na realizację usługi.

§ 5 Rozwiązanie Umowy

  1. Zakończenie umowy nastąpi:
    • po wykonaniu usługi ze strony WYKONAWCY – przekazaniu dokumentacji i potwierdzeniu jej odbioru przez ZLECENIODAWCĘ i realizacji płatności ze strony ZLECENIODAWCY.
    • w przypadku niepodejmowania działań ze strony ZLECENIODAWCY mających na celu realizację usługi (w szczególności nie wypełnienie ankiety, nie udzielanie informacji bieżących itp.) przez okres 3 miesięcy od daty ostatniego kontaktu.
  2. Umowa może być rozwiązana na piśmie przez każdą ze Stron, ze skutkiem natychmiastowym, w wypadku rażącego naruszenia przez drugą Stronę warunków realizacji zamówienia określonych w Regulaminie świadczonych usług czy też w umowie (dla usługi Premium).

§ 6 Postanowienia końcowe

  1. Firma Evoleo z o.o. zastrzega sobie prawo dokonywania zmian lub uzupełniania niniejszego Regulaminu w dowolnym czasie. Późniejsze zmiany Regulaminu nie będą mieć zastosowania do umów już zawartych, chyba, że co innego będzie wynikać z przepisów prawa.
  2. Rozstrzyganie ewentualnych sporów powstałych między firmą Evoleo sp. z o.o. a ZLECENIODAWCĄ, zostanie poddane rozstrzygnięciu sądu właściwego dla firmy Evoleo sp. z o.o..
  3. Podstawą wystawienia faktury za zrealizowaną usługę jest dostarczenie ZLECENIODAWCY dokumentacji wynikającej ze zlecenia z uwzględnieniem uwag dostarczonych w ramach wdrożenia.
  4. ZLECENIODAWCA w oparciu o Ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2002 Nr 144 poz. 1204) wyraża zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur oraz korekt w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany w zamówieniu lub umowie.

Zapraszamy do współpracy!
Zarząd Spółki Evoleo.

Skontaktuj się